オフィスワークをしていると、案件管理や予算進捗など、同僚に直接Excelを操作してもらうことってありますよね。
ただフォーマットだけ作成して渡してしまうと
- 各々が好き勝手入力して何がなんだかわからない
- 大文字小文字半角全角が入り乱れて集計しづらい
そんな経験誰しもあるはず…！
そんなときはプルダウンメニュー（ドロップダウンリスト）を活用すれば、こちらの指定したリストから選んでもらえるので、あとからの集計が楽チンです♪
そこで本記事ではプルダウンメニューを作成する方法を５つのステップでご紹介します。
記事後半では詳細設定を活用したメッセージ表示も簡単に紹介しますのでぜひ最後までお付き合いください。
①プルダウンメニューに表示したい内容をシートに作成
②プルダウンメニューを表示したい範囲を選択
③「データ」タブ⇒「データの入力規則」を選択
④「設定」タブ⇒入力値の種類「リスト」を選択
⑤「元の値」で①で作成した表示したい内容のセル範囲を選択
＜プルダウンメニューのイメージ＞
プルダウンメニューの作成手順を５つのステップで簡単に解説♪
今回は案件管理をするExcelをイメージし、担当者の方に「現在の進捗」を入力してもらうシーンを想定してみます。
画像で簡単に解説しますのでぜひお手元で試しながらやってみてください。
まずは現在の進捗として選択してもらいたい内容をシートに作成します
今回は解説のしやすさから同シートの隣においてますが、実際は別シートに作ることが多いです。
続いて、プルダウンメニューを表示したい範囲を範囲選択します。
範囲選択が完了したらエクセル上部のタブから「データ」を選択し、中にある「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」選択後、以下のポップアップウィンドウが出ますので入力値の種類で「リスト」を選択します。
「リスト」を選択すると、「元の値」が出てきますので、ここでリスト表示したい内容を選択します。
今回は①でシートに作成した表示したい内容を参照します。
あ
TIPS：リストの直接指定
・事前にシートに入力リストを作らなくても、このステップで直接指定することも可能です。
・具体的には表示させたい内容を「A,B」のように指定できます。
・ただし管理が煩雑になるので、個人的にはオススメしません。
応用編！プルダウンメニューの入力時やエラー時に表示するメッセージを設定しちゃおう♪
プルダウンメニューの手順についてはもうバッチリですね！
ここで実務シーンを想定すると、「こうやって入力してほしい」という意図をメール本文などで記載した上でExcelを配布したりしますよね。
ただ実際にはちゃんとメールを読まず意図が伝わらないことも多々あります。
そんなときは詳細設定で入力時のメッセージやエラーメッセージを設定することで上手くカバーしちゃいましょう。
入力時メッセージの設定方法
①「データの入力規則」を開き、「入力時メッセージ」タブを選択
②「セルを選択したときに入力時メッセージを表示する」にチェック
③「タイトル」とメッセージを入力するだけ
これで以下のようにプルダウンメニューを選択したときにメッセージが表示されるようになります。
エラーメッセージの設定方法
①「データの入力規則」を開き、「エラーメッセージ」タブを選択
②「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェック
③タイトルとメッセージを入力するだけ
これでリストにないものを勝手に入力したとしても、エラーメッセージが出て入力が完了できなくなります。
入力内容に応じて色付けする？
プルダウンで選択した内容に応じて色付けしたいことも多々ありますよね。
条件付き書式を活用して色付けする方法を「Excelの条件付き書式を活用して、特定のセル・範囲に自動で色を付けよう！」で紹介していますので、よろしければこちらもどうぞ！
まとめ：プルダウンメニューを活用して簡単な集計を実現しよう
本記事ではプルダウンメニューを作成する手順を５つのステップで解説しました。
①プルダウンメニューに表示したい内容をシートに作成
②プルダウンメニューを表示したい範囲を選択
③「データ」タブ⇒「データの入力規則」を選択
④「設定」タブ⇒入力値の種類「リスト」を選択
⑤「元の値」で①で作成した表示したい内容のセル範囲を選択
ぜひプルダウンメニューを活用して業務の質を上げつつ、集計時間の短縮も実現しちゃいましょう！
