Excelって凄いですよね、オフィスワーカーなら仕事で必ずと言っていいほど使われてます。一方で
- 仕事でよく使うものの、正直全然使いこなせている気がしない
- 関数とか使ったら仕事はもっと楽になりそう
- でも使い方が調べてもよくわからない、調べたら400種類もある？！
こんな思考に陥るのは、誰しも一度は通る道だと思います。
そこでExcel実務10年のサラリーマンが仕事でよく使う関数のみを厳選して紹介し、読んでくれた方の仕事の高速化のお手伝いをさせていただきます。
今回は【基本編】です。難しいことは考えず、まずは実際に使ってみてください♪
【超厳選】仕事を高速化するExcel関数8選
| 数値計算 関数3選 | ① | ＋、ー、＊、/ | – |
| ② | COUNTA | COUNTA(範囲選択) | |
| ③ | SUM | SUM(範囲選択) | |
| 条件分岐 関数2選 | ④ | IF | IF(条件式,満たす時,満たさない時) |
| ⑤ | IFS | IF(条件式1,満たす時1,条件式2,満たす時2,,,) | |
| 条件分岐数値計算 関数2選 | ⑥ | COUNTIF COUNTIFS | COUNTIF(条件範囲,条件) COUNTIFS(条件範囲1,条件1,条件範囲1,条件2,,,) |
| ⑦ | SUMIF SUMIFS | SUMIF(条件範囲,条件,合計範囲) SUMIFS(合計範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲1,条件2,,,) | |
| 検索系 関数1選 | ⑧ | VLOOKUP | VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法) |
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これで電卓からは卒業！数値計算系Excel関数3選
まずはExcelが最も得意とする領域、「数値計算」に関する関数から紹介します。
これを使わずしてExcelにあらず、早速みていきましょう。
基本のキ。四則演算【＋、ー、＊、/】
はじめは基本中の基本である四則演算から紹介します。
こんなの知っているよという人は飛ばして次に進んでください。
Excelは「表計算ソフト」なので、足し算、引き算、掛け算、割り算、全て簡単に実施可能です。
使い方は簡単でセルの中で「＋、ー、＊、/」と入れるだけ。
| ① | ＋、ー、＊、/ | – | 四則演算 |
（図解）足し算・引き算
（図解）掛け算・割り算
選択した範囲の個数を数えたい【COUNTA】
セルの個数が何個あるか数えたいことって意外とありますよね。
こんな悩みはCOUNTAで一発で解決します。間違えても目視で頑張って数えないでください。
| ② | COUNTA | COUNTA(範囲選択) | 選択した範囲の個数 |
なおAをつけないCOUNTだと数値のみを数えるので注意が必要です。
上記例では商品名という数値じゃないものを選択しているため、COUNTだと0になってしまいます。
選択した範囲の合計を計算したい【SUM】
筆者の経験上、Excel史上最も使われているであろう関数の筆頭が「SUM」です。
とにかく優秀な関数で、SUMと書いて合計した範囲を選択するだけで全て足し算をして返してくれます。
これを知らないと頑張って全部足し算でつなぎ合わせることになるので、圧倒的な生産性の向上が期待できます。
5個くらいだと全部足し算でつなげてしまうこともあるかもしれないが、SUMで統一していきましょう。
| ③ | SUM | SUM(範囲選択) | 選択した範囲の合計 |
条件分岐を使いこなせ！条件分岐系Excel関数2選
続いてご紹介するのは条件分岐に関するExcel関数です。
実務上、これを知っているとかなり効率だけでなく質も向上すること間違いなしです。
Aだったら○、Bだったら×のように条件ごとに結果を変えたい【IF】
よくあるシーンとして条件を満たすかどうかで結果を変えたいことがあります。例えば、
- 売上が一定を超えているものだけ判別したい
- テストの点が赤字の人を探したい
などのシーンですね。
そんとときはIF関数を使えば簡単に判定を行うことができます。
| ④ | IF | IF(条件式,満たす時,満たさない時) | 条件判定に応じた結果の返却 |
なお実際に使うときは一番上の行で式を書いたら下までコピペしてもいいですし、オートフィルでもOK。
（参考）オートフィルとは、Excelの機能である連続データの入力補助機能です。詳細はこちら。
複数の条件判定をしたい【IFS】
IFを使えるようになると
- IFで条件に応じた計算はできるようになったが、もっと細かく条件をしたい
- 点数も30点以上かどうかだけじゃなく、60点以上かどうかもみたい
こうした新たな悩みが出てくると思います。
IFの中にまたIFを入れることで解消できますが、式が長くなり複雑化していってしまいます。
そんな時はIFSを使えば、複数の条件とそれを満たしたときの結果を返すことができます。
| ⑤ | IFS | IF(条件式1,満たす時1,条件式2,満たす時2,,,) | 条件判定に応じた結果の返却（複数） |
数値計算に条件分岐を加えればもう盤石！条件付き数値計算系Excel関数2選
ここからは学んできた数値計算に条件分岐を加えるプチ応用編となります。
とはいえ、使うこと自体は実際には簡単なので、構えすぎず覚えていきましょう！
選択した範囲のうち、条件を満たす個数を知りたい【COUNTIF・COUNTIFS】
表の中のりんごの数を数えたい、東京の数を知りたい、そんなときどうしてますか？
フィルターをかけて絞り込む、別シートに転記して関係ないデータを削除する、確かに数えることはできるものの面倒ですよね。
そんなニーズを満たしてくれる関数が「COUNTIF(S)」です。COUNTとIFを組み合わせた関数で、こんな悩みは一発で解消です。
| ⑥ | COUNTIF COUNTIFS | COUNTIF(条件範囲,条件) COUNTIFS(条件範囲1,条件1,条件範囲1,条件2,,,) | 条件判定に応じた選択した範囲の個数 |
選択した範囲のうち、条件を満たすものだけ合計したい【SUMIF・SUMIFS】
COUNTIFで数は数えられるようになったので、今度は同じ条件で合計したいですよね？
COUNTIFを理解した貴方ならもう簡単、ただCOUNTIFに合計したい範囲を加えただけ♪
一点だけ気を付けたいのが、SUMIFとSUMIFSで合計範囲を選択するのが式の最後か最初で異なる点。
紛らわしい、かつSUMIFSは条件が1つでも計算してくれる=SUMIFと同じ動きをするので、SUMIFSのみ覚えればOKです。
| ⑦ | SUMIF SUMIFS | SUMIF(条件範囲,条件,合計範囲) SUMIFS(合計範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲1,条件2,,,) | 条件判定に応じた選択した範囲の合計 |
Excel実務では必須スキル！検索系Excel関数1選
最後に紹介するのは「検索系」関数です。
計算ではないものの、実はすごく使われている機能を紹介しちゃいます。
範囲内からAに合致する情報を取得したい【VLOOKUP】
基本、されど深淵。それがVLOOKUPです。
選択した範囲に対して、特定の検索値で検索した情報を取得することができます。
検索方法はFALSEを選択すればOKです。
ただしこれだと大規模データで重くなりがちなので、別途高速化に対応する方法は別途ご紹介します。詳細はこちら。
| ⑧ | VLOOKUP | VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法) | 指定した値を指定した範囲から検索 |
なお、忘れがちなのですが、大前提として検索したいデータセット内に重複がないことを確認しましょう。
そうでないと意図しないデータを検索してしまうこともあるので注意が必要です。
まとめ：仕事を高速化するExcel関数8選【基本編】
本記事ではこれだけは押さえておきたい、仕事を高速化する基本的なExcel関数を8つ紹介しました。
| 数値計算 関数3選 | ① | ＋、ー、＊、/ | – |
| ② | COUNTA | COUNTA(範囲選択) | |
| ③ | SUM | SUM(範囲選択) | |
| 条件分岐 関数2選 | ④ | IF | IF(条件式,満たす時,満たさない時) |
| ⑤ | IFS | IF(条件式1,満たす時1,条件式2,満たす時2,,,) | |
| 条件付き数値計算 関数2選 | ⑥ | COUNTIF COUNTIFS | COUNTIF(条件範囲,条件) COUNTIFS(条件範囲1,条件1,条件範囲1,条件2,,,) |
| ⑦ | SUMIF SUMIFS | SUMIF(条件範囲,条件,合計範囲) SUMIFS(合計範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲1,条件2,,,) | |
| 検索系 関数1選 | ⑧ | VLOOKUP | VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法) |
これらの基本関数を使いこなして仕事をバンバン高速化しちゃいましょう♪
